Social Software for Enterprise Knowledge Management

“Nge-blog di kantor?” Banyak eksekutif yang menganggap social networking, chat, blog dan beberapa tren baru di internet akan menurunkan produktifitas perusahaannya. Tentu saja akan menjadi tanda tanya besar mengenai apakah blog relevan untuk diterapkan di kantor dan bagaimana manfaat yang bisa diambil perusahaan dari blog ini. Tulisan ini akan membahasnya.

Tim penelitian dan pengembangan IBM memang luar biasa. Mereka sangat jeli dalam memprediksi kebutuhan konsumennya di masa yg akan datang. Seperti yang sama-sama kita maklumi, bahwa IBM telah beberapa kali menunjukkan memampuannya dalam memprediksi pasar, yakni dengan menciptakan computer personal (Personal Computer/PC), membuat Sistem Operasi (Operating System - yg dimulai dengan DOS), GUI interface dengan membuat OS/2, dan lain-lain. Beberapa produk IBM laku keras bahkan diikuti oleh pesaing-pesaingnya, seperti komputer personal. Cuma sayangnya ada juga beberapa produk itu yang keluar terlalu cepat, seperti halnya OS/2 yg sangat powerful, tetapi terlalu berat untuk dijalankan di perangkat keras komputer personal yg ada pada saat itu. Belakangan konsep yang sama sangat berhasil dipasarkan pada saat Microsoft mengeluarkan Windows 95 sebagai ganti Windows 3.1.

Dalam hal kolaborasi dan manajemen ilmu (knowledge management), IBM baru- baru ini memperkenalkan produk barunya yaitu Lotus Connections. Produk ini ditempatkan di dalam brand Lotus yang memang sejak lama dikenal dengan kemampuannya yang sangat baik di bidang kolaborasi dan manajemen ilmu. Produk-produk yang sudah beredar dan dikenal banyak di pasaran antara lain Lotus Notes/Domino, Lotus Sametime dan Portal. Diharapkan produk ini dapat menjadi salah satu produk unggulan di masa yang akan datang.

Lotus Connections adalah perangkat lunak yang dibuat dengan memanfaatkan fitur-fitur utama dari web 2.0 yang sekarang sedang sangat populer, karena kemampuannya yang sederhana tetapi sangat bermanfaat. Kita mengenal web 2.0 sebagai tonggak baru perkembangan teknologi web. Fitur-fitur web 2.0 itu sendiri antara lain adalah fasilitas blog, community bookmarking, social networking dan lain-lain.
Adapun bedanya produk ini bila dibandingkan dengan komunitas online di internet seperti friendster dan MySpace, adalah bahwa software ini ditujukan untuk kalangan bisnis dan perusahaan, yang sangat mempertimbangkan faktor keamanan karena berkaitan dengan asset korporasi berupa ilmu.

Pembuatan produk ini menjadi sangat relevan bila dikaitkan dengan konsep knowledge management dalam perusahaan, dimana ilmu dari anggota suatu perusahaan bisa di simpan dan dicari dengan mudah karena informasinya dicatat dalam bentuk blog, chatting dan bookmark yang informal dan tidak terstruktur. Secara psikologis, orang lebih memilih untuk memasukkan uneg-uneg sekaligus ilmunya ke dalam blog, dibandingkan dengan document management atau knowledge management system yg cenderung lebih kaku dan formal.

Dari sisi fasilitas yang disediakan, software ini sudah mencakup hampir semua yang dibutuhkan dalam suatu social networking ditambah dengan beberapa fitur lainnya. Berikut ini beberapa fitur unggulan produk ini.

1. Profil
Fitur ini sebenarnya adalah pengembangan dari buku alamat yang sering dikenal di sistem email. Hanya di dalam profil ini pengguna tidak hanya bisa menemukan alamat email dan nomor telepon. Seperti halnya profil yang ada di friendster atau MySpace, di profil ini pengguna juga dapat mencari orang berdasarkan pekerjaan, skill, struktur pelaporan, atau bahkan hobi. Sehingga dengan menggunakan system ini akan mempermudah pencarian orang dengan spesifikasi tertentu, dalam istilah knowledge management-nya “expertise locator”.

2. Komunitas
Pada umumnya orang akan merasa lebih nyaman apabila dia bisa berinteraksi dengan kelompoknya dimana mereka mempunyai kesamaan dalam bidang tertentu, sehingga diskusi dan pembahasannya menjadi "nyambung" dan hidup. Fitur komunitas memberikan fasilitas untuk pengguna bisa berkumpul dan membentuk suatu grup berdasarkan suatu kesamaan tertentu, seperti hobi, profesi, atau bahkan sekolah. Dalam komunitas ini, anggota grup bisa saling berinteraksi dan bertukar informasi, seperti berkirim email, berdiskusi, berbagi bookmark, kalender dan lain-lain.

3. Blog
Blog menjadi sangat populer belakangan ini. Menurut wikipedia, Technorati -- suatu sistem pencarian yang khusus untuk blog -- mencatat per bulan Mei 2007 sudah terdapat 71 juta blog di internet.Blog adalah suatu tempat dimana pengguna bisa menulis tentang apa saja secara bebas. Dan tulisan-tulisan itu bisa dicari, dibaca dan dikomentari oleh semua orang yang diberikan akses untuk itu. Banyak sekali situs yang menyediakan fasilitas blog secara gratis, seperti Blogger dan Wordpress.

Fasilitas blog yang ada di Lotus Connections ini tidak berbeda dengan yang ada di internet. Hanya saja blog-blog tersebut hanya bisa dibaca dari dalam intranet suatu perusahaan dengan akses tertentu juga. Konsep blog ini sendiri sangat baik untuk bisa menyimpan ilmu yang masih ada di otak masing-masing karyawan suatu perusahaan. Karena karyawan bisa secara bebas menulis ide-idenya di dalam blog dan juga bisa menulis komentar-komentarnya terhadap tulisan orang lain. Hal ini apabila digabungkan bisa membentuk suatu knowledge baru yang mengarah kepada inovasi yang tentu saja akan menguntungkan perusahaan.

4. Chat
Chat, yang sering juga disebut instant messaging, juga termasuk teknologi yang berkembang dengan sangat pesat. Chat ini memungkinkan orang bisa “berbicara” dengan text. Berbeda dengan email, chat memberikan kemampuan berinteraksi secara real-time untuk penggunanya. Di internet sudah banyak sekali aplikasi chat yang beredar, diantaranya Yahoo Messenger, Google Talk, IRC dan lain-lain.
Diskusi melalui chat adalah salah satu sumber knowledge dan ide yang seringkali tidak terdokumentaikan dengan baik. Dengan adanya fasilitas chat di dalam Lotus Connection benar-benar membuat perangkat lunak ini menjadi lengkap dan komprehensif.

5. Dogear
Namanya memang agak susah untuk dimaknai secara langsung. Dogear adalah fasilitas untuk menyimpan dan berbagi bookmark. Digg.com dan del.icio.us adalah contoh fasilitas yang sama yang ada di internet.

Pada umumnya orang menyimpan bookmark atau situs favorit yang sering dikunjungi di masing-masing web browser. Dengan adanya fasilitas community bookmarking ini, orang bisa mengakses semua bookmark-nya dimanapun dia berada, walupun dia tidak membawa computer atau laptopnya. Keuntungan kedua adalah selain kita bisa men-share bookmark kita ke orang lain, kita juga bisa belajar dari mana seseorang menemukan informasi berdasarkan bookmark dari orang itu. Kita bisa tahu informasi apa yang banyak disimpan, bahkan link yang kita tidak tahu, bisa kita temukan dengan mudah di sini. Fitur ini biasanya juga memberikan fasilitas “tag” yang memberikan informasi tentang kata-kata yang paling sering dicari oleh orang-orang dalam komunitas tersebut.
Dogear memberikan fasilitas ini, khususnya untuk mempermudah karyawan menemukan informasi berdasarkan bookmark, terutama informasi yang ada di dalam suatu intranet perusahaan. Hal ini juga akan membantu orang dalam suatu komunitas untuk menemukan link terbaru yang berhubungan dengan interestnya masing-masing.

6. Aktifitas
Fasilitas ini memberikan kemudahan untuk kerja bersama-sama (teamwork). Fitur ini memang suatu tambahan yang sangat berharga dari Lotus Connections. Dengan adanya Aktifitas, anggota tim akan bisa melakukan mencatat dan melakukan tracking terhadap apa saja yang akan dan sudah dilakukan oleh tim sudah diselesaikan. Dengan adanya fitur ini, pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih effisien dan tidak terjadinya tumpang tidih perkerjaan.

Selain itu, dokumen yang biasanya tersebar di beberapa computer dan folder yang berbeda-beda, akan menjadi satu di dalam fitur activities ini, sehingga apabila suatu pekerjaan sudah selesai bisa dimanfaatkan oleh orang lain, dengan kata lain “reusable assets”.

Di atas sudah dibahas mengenai keunggulan Lotus Connections yang bila bisa diterapkan dengan baik bisa mejadi suatu nilai tambah untuk perusahaan selain juga bisa menjadi salah satu cara membuat karyawan betah di kantor, karena informasi dan ilmu yang banyak.

Dalam suatu artikelnya, news.com pernah menyatakan bahwa sebagian besar anak-anak sudah beralih ke social networking tool. Mereka lebih menyukainya disbanding menggunakan email sebagai alat komunikasi. IBM sudah melihat ini sebagai masa depan untuk kolaborasi.

Kebutuhan untuk knowledge management memang meningkat dengan pesat, apalagi setelah perusahaan-perusahaan harus bersaing dan memberikan inovasi-inovasi terkini untuk menang dalam persaingan tersebut. Tetapi untuk mengimplementasikan sistem seperti ini, ada beberapa pertimbangan yang perlu dicermati terlebih dahulu, antara lain:

1. Apakah perusahaan Anda sudah punya cukup banyak informasi untuk di-bookmark?


2. Berapa banyak karyawan di perusahaan Anda yang punya kultur berbagi dan hobi menulis?


3. Berapa banyak karyawan perusahaan Anda sehingga harus menpunyai system untuk profile tracking?


4. Apakah perusahaan Anda hanya terdiri dari satu lokasi atau banyak lokasi sehingga harus ada system untuk mempermudah pencarion orang.


5. Seberapa besar anggota tim yang ada. Apakah cukup signifcan untuk dibuatkan calendar secara khusus?

Pada akhirnya keputusan tergantung kepada para pengambil keputusan mengenai seberapa besar manfaat yang bisa diambil perusahaan apabila mengimplementasikan produk ini.
Sekarang web 2.0 memang lagi berkembang dengan sangat cepat dan diminati banyak orang. Kita juga faham bahwa semua perusahaan membutuhkan manajemen ilmu untuk dapat berinovasi untuk bertahan hidup. Tetapi di sisi lain, efektifitas penerapan konsep ini di lingkungan perusahaan, apalagi perusahaan skala menengah dan kecil, masih menjadi tanda tanya.

Apabila kita kembali lagi kepada pembahasan di awal tulisan ini, akan muncul pertanyaan mengenai perangkat lunak ini tidak muncul terlalu cepat dibandingken kebutuhan sekarang? Apakah system ini akan sukses seperti halnya personal computer? Atau malah hanya menjadi sejarah seperti halnya OS/2? Hanya waktu yang akan menjawabnya.

*Note: tulisan ini sebenarnya sudah saya tulis sekitar setahun yll, tp baru dipublish sekarang. Jadi sorry, kalau ada bbrp informasi yg mungkin sudah ada perubahan